Odoo ออกใบกำกับภาษีจากการตัดชำระและคำนวณตามสัดส่วนได้ เมื่อรับเงินเป็นงวดจึงตามได้ว่าออกเอกสารไปเท่าไรและเหลือยอดใด
เริ่มจากกำหนดจังหวะภาษี
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ภาษีตอนออกบิล | นำบรรทัดที่เข้าเงื่อนไขไปออกใบกำกับภาษีตอนลงบัญชี |
| ภาษีตอนรับชำระ | สร้างเอกสารจากรายการบัญชีที่เกิดจากการตัดชำระ |
ระบบเลือกบรรทัดตามการตั้งค่าภาษี จึงต้องตรวจให้ตรงกับธุรกรรมที่ฝ่ายบัญชียืนยัน
สำหรับกิจการที่มีหลายลักษณะรายการ ควรรวบรวมตัวอย่างขายสินค้า บริการ เงินล่วงหน้า และการรับชำระเป็นงวด
ฝ่ายบัญชีควรพิจารณาตัวอย่างแต่ละแบบแยกกัน ระบบมีหน้าที่ทำตามวิธีที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ
จังหวะออกเอกสารของธุรกรรมแต่ละแบบต้องยืนยันให้เหมาะกับกิจการ
ออกเอกสารจากการตัดชำระ
เมื่อเกิดรายการบัญชีภาษีตามเกณฑ์รับชำระจากการตัดชำระ ระบบสร้างใบกำกับภาษีที่ผูกกับใบแจ้งหนี้ต้นทางและรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง
เอกสารใช้ลำดับเลขที่สำหรับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ทำให้ตามกลับไปดูต้นทางของแต่ละงวดได้
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| เงินเข้าธนาคาร | ต้องทำขั้นตอนจับคู่กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง |
| ตัดชำระแล้ว | มีความสัมพันธ์กับใบแจ้งหนี้และรายการบัญชี |
ขั้นตอนรับเงินของทีมควรครอบคลุมทั้งสองส่วน
รับบางส่วน คำนวณตามสัดส่วน
ระบบอ่านสัดส่วนจากการตัดชำระแต่ละครั้ง แล้วใช้สัดส่วนนั้นเตรียมรายละเอียดบรรทัดและยอดบนใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษีเก็บยอดรวมของส่วนที่ภาษีถึงกำหนดตอนรับเงิน ยอดเอกสารครั้งนี้ และยอดที่ยังเหลือ
ตัวอย่างสมมติ ใบแจ้งหนี้ที่มีเฉพาะรายการภาษีตอนรับชำระ มียอดรวม 107,000 บาท แบ่งตัดชำระครั้งแรก 42,800 บาท และครั้งถัดไป 64,200 บาท
สัดส่วนที่นำไปคำนวณเป็น 40% และ 60% ตามลำดับ ตัวเลขนี้ใช้แสดงวิธีคิดเท่านั้น กรณีมีส่วนลด ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือหลายสกุลเงินควรแยกเป็นชุดทดสอบเพิ่มเติม
ยอดที่เคยออกแล้วนับจากใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องและยังไม่ถูกยกเลิก จึงต้องตรวจเอกสารเดิมร่วมด้วยเมื่อแก้การรับเงิน ไม่ควรดูเพียงยอดรับสะสมในธนาคาร
ใบเดียวมีรายการภาษีต่างจังหวะได้
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ตอนลงบัญชี | ตรวจเอกสารของบรรทัดภาษีตอนออกบิล |
| ตอนรับเงิน | ตรวจเอกสารของบรรทัดภาษีตอนรับชำระ |
ใบเดียวมีภาษีต่างจังหวะได้ ควรเทียบยอดเอกสารทุกกลุ่มกับรายละเอียดต้นทาง
ตัวอย่างสัดส่วนจากใบแจ้งหนี้แบบเดียวอาจใช้แทนกรณีอื่นไม่ได้ จึงควรแยกชุดทดสอบตามลักษณะรายการ
หากใบเดียวมีภาษีหลายแบบ ควรตรวจว่าแต่ละกลุ่มถูกนำไปออกเอกสารเมื่อใด และเลขที่เอกสารอ้างอิงรายการไหน
ทดสอบขั้นตอนแก้ไขเอกสาร
- รับครบครั้งเดียว: ตรวจยอดและเลขที่ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
- รับบางส่วน: ตรวจยอดครั้งนี้ ยอดที่เคยออก และยอดคงเหลือ
- รับหลายงวด: รวมยอดเอกสารที่ยังมีผลแล้วเทียบกับต้นทาง
- ยกเลิกการตัดชำระ: ตรวจรายการบัญชีที่กลับรายการและใบกำกับภาษีที่ถูกยกเลิก
- แก้ใบแจ้งหนี้: ตรวจผลต่อข้อมูลเอกสารก่อนออกฉบับใหม่ให้ลูกค้า
ควรกำหนดผู้ตรวจรายการแก้ไขไว้ด้วย เพราะเรื่องที่ต้องติดตามต่ออาจรวมถึงการแจ้งลูกค้าและการจัดเก็บเอกสารฉบับที่ส่งไปแล้ว
ข้อมูลเงื่อนไขชำระและเอกสารที่ลูกค้าต้องการควรส่งต่อจาก งานขาย มาถึง งานบัญชี ให้ครบ ฝ่ายบัญชีจะได้ไม่ต้องรอถามรายละเอียดหลังเงินเข้าแล้ว
ก่อนเปิดใช้ ควรให้ทีมทดลองตั้งแต่ออกบิล ตัดชำระ พิมพ์เอกสาร และแก้รายการตัวอย่าง
Dataroot Software Solutions ช่วยวางจุดตรวจให้เหมาะกับการรับเงินของกิจการได้ ติดต่อเพื่อคุยเรื่องใบกำกับภาษีตอนรับชำระ
