Odoo ส่งออกรายงานและไฟล์ ภ.พ.30 ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ได้ ฝ่ายบัญชีใช้รายงานกระทบยอด แล้วทดลองไฟล์กับ RD Prep ก่อนยื่นจริง
แยกไฟล์สำหรับตรวจออกจากไฟล์สำหรับนำเข้า
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| Excel ภาษีซื้อ/ภาษีขาย | ใช้ไล่ตรวจเอกสารและยอดภายใน |
| ไฟล์ RD Prep | ใช้ตามรูปแบบนำเข้าของแต่ละแบบ |
ไฟล์ที่เปิดใน Excel ได้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เดียวกันเสมอ ควรเก็บรายงานตรวจและไฟล์นำเข้าจากรอบเดียวกัน
ภ.พ.30 ต้องเลือกช่วงรายเดือน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| รายงานตรวจ | ส่งออกภาษีซื้อและภาษีขายเป็น Excel |
| ไฟล์ RD Prep | ปุ่มปรากฏเมื่อเลือกช่วงรายเดือน |
ตรวจช่วงเวลาก่อนสรุปว่าไม่มีเมนูส่งออก
ข้อมูลที่ส่งออกประกอบด้วยยอดตามช่องรายงานและข้อมูลของบริษัทหรือสาขาที่เลือก
ระบบตรวจข้อมูลที่อยู่บางรายการก่อนสร้างไฟล์ด้วย หากข้อมูลบริษัทไม่ครบ ควรแก้จากข้อมูลบริษัทแล้วส่งออกใหม่ เพื่อให้รอบถัดไปใช้ข้อมูลที่ถูกต้องต่อได้
กรณีมีหลายสาขา ต้องยืนยันวิธีตั้งโครงสร้างบริษัทและสาขากับฝ่ายบัญชีก่อน การแยกยอดในไฟล์ยึดตามบริษัทที่เลือกในรายงาน
ไม่ควรถือว่าการกรอกรหัสสาขาที่คู่ค้าเพียงอย่างเดียวจะจัดรูปแบบการยื่นของกิจการให้ครบ
ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ใช้ข้อมูลหลายส่วนร่วมกัน
- ข้อมูลคู่ค้า: ชื่อ เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ และรหัสสาขา
- ข้อมูลภาษี: ประเภทเงินได้ เงื่อนไขการหัก และยอด
- ข้อความและรหัส: แปลงคำนำหน้า ประเภทนิติบุคคล และเงื่อนไขการหักสำหรับไฟล์
วันที่ในไฟล์อ่านจากรายการบัญชีที่รายงานนำมาประมวลผล จึงต้องทดสอบเส้นทางบันทึกภาษีของกิจการ
โดยเฉพาะกรณีรับวางบิลกับจ่ายเงินคนละเดือน อย่าสรุปว่าระบบจะใช้วันที่โอนธนาคารให้ถูกเสมอหากยังไม่ได้ตรวจรายการต้นทาง
ฝ่ายบัญชีควรเลือกตัวอย่างที่ทราบคำตอบอยู่แล้ว มาตรวจวันที่ ฐานภาษี และยอดหักเทียบกัน วิธีนี้จะเห็นได้ชัดกว่าการตรวจเฉพาะยอดรวมปลายเดือน
ตรวจยอดรวมแล้วต้องตามถึงเอกสารได้
รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายรองรับการจัดกลุ่มตามประเภทเงินได้และตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง มุมแรกช่วยดูยอดรวมของแต่ละประเภท ส่วนมุมเอกสารช่วยไล่หาว่ารายการใดทำให้ยอดต่าง
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ตรวจขอบเขตรายงาน | ช่วงเวลา บริษัท และสถานะเอกสาร |
| ตรวจรายการต้นทาง | การเลือกภาษีและยอดที่บันทึก |
การแก้ยอดเฉพาะไฟล์ส่งออกทำให้ข้อมูลใน Odoo ยังไม่ตรงกับไฟล์ที่ใช้จริง ควรแก้สาเหตุจากต้นทาง
ข้อมูลที่ควรตรวจให้ครบก่อนปิดรอบ
- ชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และประเภทผู้รับเงินตรงกับเอกสารคู่ค้า
- ที่อยู่และรหัสสาขามีข้อมูลในช่องที่ระบบนำไปใช้ส่งออก
- รายการจ่ายเลือกประเภทเงินได้และเงื่อนไขการหักครบ
- รายการยกเลิกและรายการปรับปรุงถูกสะท้อนในรอบที่ต้องการตรวจ
- ยอดตามรายงานเทียบกับเอกสารบัญชีและหนังสือรับรองได้
ควรมีผู้ตรวจรับข้อมูลก่อนส่งออก และเก็บไฟล์ฉบับที่ใช้จริงแยกจากไฟล์ทดลอง ชื่อไฟล์ควรบอกแบบภาษี รอบเดือน และบริษัท เพื่อให้คนอื่นในทีมค้นต่อได้
ขั้นตรวจรับระบบควรรวมการนำไฟล์ตัวอย่างเข้า RD Prep และให้ฝ่ายบัญชีตรวจผลด้วย การมีปุ่มส่งออกยืนยันเพียงว่าระบบสร้างไฟล์ได้
ข้อมูลของกิจการยังต้องผ่านการทดสอบ ควรทดสอบซ้ำเมื่อเปลี่ยนการตั้งค่าภาษีหรือโครงสร้างสาขา
ดูภาพรวมการทำงานร่วมกันได้ที่ ระบบบัญชี ก่อนเริ่มโครงการ ควรเตรียมตัวอย่างเอกสารและรายงานที่ฝ่ายบัญชีใช้ตรวจอยู่
Dataroot Software Solutions ช่วยวางข้อมูลและกระบวนการตรวจรายงานได้ ติดต่อเพื่อคุยเรื่องรายงานภาษีใน Odoo
