Odoo เชื่อมใบกำกับภาษีกับใบแจ้งหนี้ ช่วยตามเลขที่และยอดกลับถึงต้นทางได้ การวางระบบต้องครอบคลุมทั้งออกเอกสารและแก้ไขเอกสาร
ใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษีเชื่อมกันอย่างไร
ระบบเก็บใบกำกับภาษีแยกจากใบแจ้งหนี้ แต่เปิดดูความเกี่ยวข้องกันได้ แต่ละใบมีเลขที่ วันที่ ยอดรวม ยอด VAT และสถานะ
ใบกำกับภาษีเก็บรายการสินค้าที่ใช้แสดงบนเอกสารด้วย ฝ่ายบัญชีจึงตามจากยอดเรียกเก็บไปถึงเอกสารที่ออกให้ลูกค้าได้
ควรแยกให้ออกระหว่างข้อมูลรายการที่เก็บไว้กับไฟล์เอกสารที่ส่งให้ลูกค้า
การแก้ใบแจ้งหนี้แล้วลงบัญชีใหม่อาจทำให้ข้อมูลใบกำกับภาษีที่ผูกอยู่ถูกปรับตาม
การเก็บไฟล์ฉบับที่ส่งจริงและกำหนดสิทธิ์แก้ไขเอกสารจึงยังจำเป็น โดยเฉพาะกิจการที่มีผู้ใช้งานหลายฝ่าย
เลขที่เอกสารสองชุด
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ใบกำกับภาษี | ใช้ชุดเลขที่สำหรับเอกสารที่ไม่ผูกกับรายการรับชำระ |
| ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี | ใช้ชุดเลขที่สำหรับเอกสารที่ผูกกับรายการรับชำระ |
ก่อนเริ่มใช้งาน ควรให้ฝ่ายบัญชียืนยันรูปแบบเลขที่ จุดเริ่มต้น และวิธีแยกตามบริษัท
จากนั้นทดสอบทั้งการออกบิล รับเงิน และยกเลิกเอกสาร การเห็นเลขที่เรียงถูกเพียงใบเดียวยังไม่พอสำหรับยืนยันทั้งกระบวนการ
กลับเป็นร่างกับยกเลิกให้ผลต่างกัน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| กลับใบแจ้งหนี้เป็นร่าง | ใบกำกับภาษีที่ลงบัญชีแล้วและผูกอยู่กลับเป็นร่าง |
| ยกเลิกใบแจ้งหนี้ | ใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องถูกยกเลิก |
เอกสารภาษีตอนรับชำระเชื่อมกับรายการบัญชีจากการตัดชำระด้วย จึงต้องตรวจผลเมื่อกลับรายการบัญชี
เมื่อกลับรายการบัญชี ระบบมีขั้นตอนยกเลิกใบกำกับภาษีที่ผูกอยู่ ควรแยกทดสอบจากการยกเลิกใบแจ้งหนี้
ในทางปฏิบัติ ควรตกลงว่าใครอนุญาตให้แก้ ใครแจ้งลูกค้า และเก็บฉบับที่ส่งไปแล้วที่ไหน ระบบช่วยเชื่อมเอกสาร ส่วนขั้นตอนรับผิดชอบยังต้องกำหนดให้ชัด
ข้อมูลผู้ซื้อควรพร้อมก่อนออกเอกสาร
ข้อมูลผู้ติดต่อรองรับคำนำหน้าชื่อ ประเภทนิติบุคคล และรหัสสาขา สำหรับบริษัทในไทย ระบบใช้รหัสสาขาแสดงสำนักงานใหญ่หรือสาขา และมีรูปแบบที่อยู่สำหรับเอกสารในประเทศ
- ตรวจชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีกับข้อมูลที่ลูกค้ายืนยัน
- แยกสำนักงานใหญ่กับสาขาให้ถูกก่อนเปิดใบแจ้งหนี้
- ทดสอบชื่อยาวและที่อยู่หลายบรรทัดบนเอกสารจริง
- กำหนดผู้รับผิดชอบเมื่อฝ่ายขายขอแก้ข้อมูลผู้ซื้อ
ไม่ควรถือว่าระบบตรวจความถูกต้องของข้อมูลทางภาษีแทนผู้ใช้งานได้ทั้งหมด
การกรอกเลขครบจำนวนหลักกับการระบุนิติบุคคลถูกแห่งเป็นคนละเรื่อง
ตั้งค่าบริษัทและทดสอบแบบฟอร์ม
การสร้างใบกำกับภาษีในขั้นตอนนี้ตรวจว่าบริษัทเป็นกิจการในไทยและระบุว่าจด VAT แล้ว
กลุ่มกิจการที่มีหลายบริษัทจึงต้องตรวจข้อมูลแยกเป็นรายบริษัท รวมถึงชื่อ ที่อยู่ และลำดับเลขที่
ไม่ควรคัดลอกการตั้งค่าจากบริษัทหนึ่งไปใช้โดยยังไม่ได้ตรวจ
ทดสอบข้อมูลกับผลพิมพ์แยกกัน โดยเลือกตัวอย่างที่เห็นข้อจำกัดของแบบฟอร์มได้
- ชื่อผู้ซื้อและที่อยู่ยาว: ข้อความต้องครบ
- สินค้าหลายรายการ: ตรวจตารางและการขึ้นหน้าใหม่
- ส่วนลดและภาษี: เทียบรายละเอียดกับยอดรวม
- ส่วนลงนาม: ตรวจตำแหน่งหลังพิมพ์จริง
หากต้องส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ควรวางเรื่องการนำส่ง สถานะตอบกลับ และการจัดเก็บไฟล์ต่อจากขั้นตอนออกใบกำกับภาษี อ่านแนวทางได้ที่ e-Tax Invoice และ e-Receipt และดูงานที่เชื่อมกันในหน้า ระบบบัญชี
ก่อนขึ้นระบบจริง ควรให้ฝ่ายบัญชีทดลองครบหนึ่งวงจร ตั้งแต่ออกเอกสาร รับเงิน แก้ไข ไปจนถึงค้นเอกสารย้อนหลัง
Dataroot Software Solutions ช่วยทบทวนขั้นตอนเหล่านี้ให้ตรงกับวิธีทำงานของกิจการได้ ติดต่อเพื่อคุยเรื่องระบบเอกสารภาษี
