Odoo เทียบใบขอราคาหลายรายเป็นรายสินค้าได้ ฝ่ายจัดซื้อดูราคา จำนวน วันส่ง และสกุลเงินร่วมกัน ก่อนเลือกและยืนยันใบสั่งซื้อ
เก็บใบขอราคาแต่ละรายไว้ในกลุ่มเดียวกัน
ผู้ขายแต่ละรายมีใบขอราคาของตนเอง จากใบหนึ่งสร้างใบทางเลือกหรือเชื่อมกับใบอื่นในกลุ่มได้
หน้าเปรียบเทียบนำรายการจากเอกสารในกลุ่มมาแสดงร่วมกัน โดยจัดกลุ่มตามสินค้า
วิธีนี้ช่วยให้ตรวจราคาโดยยังรู้ว่าแต่ละตัวเลขมาจากผู้ขายและเอกสารใด ไม่ต้องใช้ยอดจากตารางเปรียบเทียบที่แยกขาดจากใบขอราคา
อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ผู้ขายเสนอควรถูกบันทึกให้ครบก่อนเปิดเทียบ โดยเฉพาะหน่วยนับ จำนวน และกำหนดส่ง
ดูทั้งราคาต่อหน่วยและยอดของรายการ
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ราคาต่อหน่วย | เทียบหน่วยนับและจำนวนให้ตรงกัน |
| ยอดรายบรรทัด | ตรวจสิ่งที่รวมอยู่ในราคา |
| วันส่งมอบ | เทียบกับวันที่ต้องใช้สินค้า |
ข้อมูลแต่ละมุมตอบคนละคำถาม ควรตรวจเงื่อนไขก่อนเลือก
กรณีราคาเป็นคนละสกุลเงิน ระบบคำนวณยอดบรรทัดเป็นสกุลเงินของบริษัทจากอัตราของใบขอราคา ช่วยให้เห็นยอดบนฐานเดียวกัน
แต่ฝ่ายจัดซื้อยังต้องตรวจวันที่และอัตราที่ใช้ รวมถึงต้นทุนอื่นที่ยังไม่ได้อยู่ในบรรทัดนั้น
ค่าขนส่ง ขั้นต่ำการสั่งซื้อ คุณภาพ และเงื่อนไขรับประกันอาจมีผลต่อการเลือก
ควรบันทึกเหตุผลประกอบเมื่อไม่ได้เลือกรายที่ราคาต่ำที่สุด เพื่อให้ผู้อนุมัติเข้าใจข้อจำกัดเดียวกับฝ่ายจัดซื้อ
เลือกแยกผู้ขายตามสินค้าได้
เมื่อเลือกบรรทัดที่ต้องการ ระบบล้างจำนวนของสินค้านั้นในใบทางเลือกที่ยังอยู่ในสถานะขอราคาและไม่ได้เลือกไว้
ช่วยเตรียมรายการให้เหลือกับผู้ขายที่เลือก แต่ยังต้องตรวจและยืนยันใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องตามขั้นตอน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| เลือกบรรทัด | ล้างจำนวนในทางเลือกที่เข้าเงื่อนไข |
| ยืนยันซื้อ | ตรวจและยืนยันแต่ละใบตามขั้นตอน |
บรรทัดที่ยืนยันซื้อแล้วไม่ถูกล้างแบบใบขอราคา และเอกสารแต่ละใบยังมีสถานะของตนเอง
ตัวอย่างสมมติ ซื้อสินค้า ก และสินค้า ข จากผู้ขายต่างราย ต้องตรวจรายการและจำนวนในแต่ละใบให้ตรงตามที่ตกลง รวมถึงค่าใช้จ่ายหรือขั้นต่ำที่อาจเปลี่ยนเมื่อแยกซื้อ
จัดการใบทางเลือกที่ยังค้าง
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| เก็บใบทางเลือก | ยังติดตามคำขอราคานั้นต่อ |
| ยกเลิกใบทางเลือก | ยกเลิกใบที่เข้าเงื่อนไขในหน้าต่างยืนยัน |
ระบบให้ทบทวนใบทางเลือกที่ค้างก่อนเดินงานต่อ
ควรกำหนดวิธีทำงานให้ทีมใช้เหมือนกัน เช่น กรณียังรอผู้ขายตอบจะเก็บใบใดไว้ และใครตรวจใบที่จำนวนถูกล้างแล้ว
หากปล่อยเอกสารค้างโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ รายการติดตามอาจปนกับใบที่ตั้งใจซื้อจริง
ตรวจงบประมาณเป็นอีกจุดก่อนอนุมัติ
นอกจากเปรียบเทียบราคา สามารถวางการเชื่อมคำขอซื้อกับงบประมาณได้ สำหรับรายการที่เลือกงบไว้
ระบบตรวจยอดคงเหลือก่อนส่งอนุมัติและกันวงเงินตามคำขอ เมื่อเอกสารเดินต่อจึงมีการเปลี่ยนสถานะการผูกพันตามเงื่อนไข
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| บรรทัดผูกงบแล้ว | ตรวจวงเงินและการกันงบตามเงื่อนไข |
| บรรทัดไม่ผูกงบ | ไม่ได้ถูกควบคุมเพียงเพราะติดตั้งส่วนงบไว้ |
กำหนดวิธีเลือกงบและสิทธิ์แก้ไข แล้วทดสอบการส่งกลับเป็นร่างและปฏิเสธ เพื่อไม่ให้วงเงินค้าง
ดูงานที่เกี่ยวข้องได้ที่ ระบบจัดซื้อ และ แนวทางวางระบบธุรกิจเทรดดิ้ง
กำหนดเกณฑ์เลือกก่อนเริ่มเทียบ
- สินค้าที่นำมาเทียบมีสเปก หน่วยนับ และจำนวนตรงกัน
- ระบุว่าวันส่ง ราคา หรือเงื่อนไขใดมีผลต่อการเลือก
- แยกต้นทุนที่รวมในราคาแล้วกับส่วนที่ต้องตรวจเพิ่ม
- ผู้อนุมัติเห็นรายการที่เลือก งบที่เกี่ยวข้อง และเหตุผลประกอบ
- ก่อนยืนยัน ตรวจทุกใบที่จะสั่งและใบทางเลือกที่ยังค้าง
Dataroot Software Solutions ช่วยวางขั้นตอนเปรียบเทียบและอนุมัติให้สอดคล้องกับวิธีซื้อของกิจการได้ ควรเริ่มจากตัวอย่างที่ทีมจัดซื้อใช้ตัดสินใจจริง
แล้วนำมาเป็นเกณฑ์ตรวจรับระบบ ติดต่อเพื่อคุยเรื่องระบบจัดซื้อใน Odoo
