Odoo ใช้ข้อมูลภาษีและรายการจ่ายเงินออกหนังสือรับรอง 50 ทวิได้ งานสำคัญคือกำหนดประเภทเงินได้ให้ตรง แล้วตรวจรายการก่อนพิมพ์
กำหนดประเภทเงินได้ให้ตรงกับรายการที่จ่าย
การตั้งค่าภาษีหัก ณ ที่จ่ายระบุประเภทเงินได้ที่จะนำไปใช้ในหนังสือรับรองได้ เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า ค่านายหน้า และค่าขนส่ง
ประเภทอื่นที่ต้องระบุข้อความเพิ่มเติมก็ตั้งค่าได้ ข้อมูลประเภทเงินได้นี้ใช้ต่อในรายงานภาษีด้วย
การใช้อัตราเดียวกันไม่ได้ทำให้รายจ่ายทุกอย่างเป็นเงินได้ประเภทเดียวกัน
ในขั้นวางระบบจึงควรให้ฝ่ายบัญชีรวบรวมรายการจ่ายที่ใช้จริง แล้วกำหนดให้ชัดว่ารายการใดเลือกภาษีแบบไหน ผู้บันทึกรายการจะได้เลือกจากชื่อที่เข้าใจตรงกัน
ระบบมีตัวเลือกสำหรับไม่ให้นำรายการไปแสดงใน 50 ทวิด้วย ควรใช้ตามหลักเกณฑ์ที่ฝ่ายบัญชียืนยัน และทดสอบผลบนเอกสาร
ไม่ควรใช้เพียงเพื่อให้พิมพ์ผ่านหรือเพื่อซ่อนรายการที่ยังไม่ทราบประเภท
เงื่อนไขการหักภาษีอยู่ที่รายการจ่ายเงิน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| หัก ณ ที่จ่าย | เลือกเงื่อนไขไว้ที่รายการจ่ายเงิน |
| ผู้จ่ายออกให้ตลอดไป | ใช้เมื่อฝ่ายบัญชียืนยันเงื่อนไขนี้ |
| ผู้จ่ายออกให้ครั้งเดียว | ใช้เมื่อฝ่ายบัญชียืนยันเงื่อนไขนี้ |
ค่านี้เก็บอยู่กับรายการจ่ายและมีประวัติเมื่อเปลี่ยน จึงตามตรวจย้อนหลังได้
สำหรับทีมที่มีคนบันทึกกับคนอนุมัติแยกกัน ควรให้ผู้ตรวจเห็นเงื่อนไขนี้ก่อนจ่าย พร้อมฐานภาษีและยอดที่หัก
อย่าตรวจเฉพาะยอดโอนสุทธิ เพราะยอดโอนถูกอย่างเดียวอาจยังไม่พอให้หนังสือรับรองออกมาตรงกับเอกสารประกอบ
พิมพ์ทีละใบหรือดาวน์โหลดเป็นชุด
Odoo พิมพ์ 50 ทวิจากรายการจ่ายเงินได้ และมีคำสั่งดาวน์โหลดหลายรายการเป็น ZIP ภายในแยกเป็นไฟล์ PDF ของแต่ละรายการ
การดาวน์โหลดเป็นชุดเหมาะกับงานที่ฝ่ายบัญชีต้องส่งหนังสือรับรองให้คู่ค้าหลายราย
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| รายการเข้าเงื่อนไข | รวม PDF เข้าไฟล์ ZIP |
| บางรายการไม่เข้าเงื่อนไข | แจ้งรายการที่ข้าม แล้วดาวน์โหลดส่วนที่ใช้ได้ |
| ไม่มีรายการที่ใช้ได้ | แจ้งให้กลับไปตรวจรายการที่เลือก |
ระบบตรวจสถานะ รายการจ่ายของไทย และบรรทัดภาษีหัก ณ ที่จ่ายก่อนสร้างชุดไฟล์
ถ้าในชุดมีทั้งรายการที่ใช้ได้และใช้ไม่ได้ ระบบแจ้งรายการที่ข้ามแล้วดาวน์โหลดส่วนที่ใช้ได้ต่อ
หากไม่มีรายการที่เข้าเงื่อนไขเลย ระบบจะแจ้งให้ตรวจรายการที่เลือก การอ่านคำเตือนจึงเป็นส่วนหนึ่งของงาน
ไม่ควรนับจำนวนไฟล์แล้วถือว่าครบโดยยังไม่ได้เทียบกับรายการจ่าย
ทดสอบภาษาและข้อมูลบนแบบฟอร์ม
แบบฟอร์มพยายามใช้ภาษาไทย หากฐานข้อมูลยังไม่ได้เปิดภาษาไทยไว้ อาจใช้ภาษาอังกฤษแทน จึงควรตรวจจาก PDF ที่สร้างจริงตั้งแต่ช่วงทดสอบ
ทั้งข้อความ ชื่อผู้จ่าย ชื่อผู้รับ และตำแหน่งยอดเงิน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ชื่อยาวและหลายสาขา | ตรวจข้อความและสาขาบน PDF |
| มีหลายประเภทเงินได้ | ตรวจการแสดงรายการบนหนังสือรับรอง |
| ก่อนใช้งานจริง | ให้บัญชีตรวจทั้งข้อมูลและการจัดหน้า |
แยกงานประจำกับงานที่ต้องตรวจเป็นพิเศษ
- งานประจำ: บันทึกคู่ค้า เลือกประเภทภาษี ตรวจฐานและยอดหัก แล้วบันทึกการจ่าย
- รายการใหม่: ให้ฝ่ายบัญชียืนยันประเภทเงินได้และเงื่อนไขก่อนนำไปใช้ซ้ำ
- รายการแก้ไข: ตรวจทั้งรายการจ่าย เอกสารบัญชี และหนังสือรับรองที่เคยส่งไปแล้ว
- งานสิ้นเดือน: เทียบจำนวนรายการ ยอดรวม และไฟล์ที่ดาวน์โหลดกับเอกสารประกอบ
ควรเก็บกติกาการเลือกภาษีไว้ให้ทีมใช้อ้างอิง และมีผู้รับผิดชอบเมื่อพบรายการนอกเหนือจากตัวอย่าง
การตั้งค่าช่วยให้ทำงานซ้ำได้สม่ำเสมอ แต่ไม่ควรแทนการพิจารณาประเภทรายจ่ายของฝ่ายบัญชี
งานหัก ณ ที่จ่ายควรทดสอบร่วมกับ ระบบจัดซื้อ และ ระบบบัญชี เพื่อให้เห็นว่าข้อมูลจากคู่ค้าและเอกสารต้นทางถูกส่งต่อมาถึงขั้นจ่ายเงินครบหรือไม่
ก่อนเปิดใช้ ควรเลือกตัวอย่างรายจ่ายที่ครอบคลุมวิธีจ่ายของกิจการ แล้วให้ฝ่ายบัญชีตรวจหนังสือรับรองและยอดรายงานร่วมกัน
Dataroot Software Solutions ช่วยวางขั้นตอนและชุดทดสอบให้ทีมทำงานต่อได้ ติดต่อเพื่อคุยเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายใน Odoo
