แบบฟอร์มใน Odoo ปรับข้อมูลและการจัดหน้าได้ การตรวจรับต้องดูทั้ง PDF และผลพิมพ์จริง โดยใช้ตัวอย่างชื่อยาวและสินค้าหลายบรรทัด
เริ่มจากรายการเอกสารที่ใช้จริง
ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารคลังใช้แม่แบบรายงานในการจัดหน้า ควรตรวจแม่แบบและข้อมูลที่พร้อมใช้ก่อนปรับแบบฟอร์ม
ส่วนที่ปรับได้ครอบคลุมหัวกระดาษ ข้อมูลที่แสดง ตารางสินค้า และส่วนท้าย โดยต้องตรวจตามเอกสารแต่ละแบบ
ไม่จำเป็นต้องทำให้เอกสารทุกใบมีรูปแบบเหมือนกันทั้งหมด ใบเสนอราคาต้องอ่านเงื่อนไขการขายง่าย
ส่วนใบหยิบของต้องช่วยให้คนคลังหาตำแหน่งและจำนวนได้เร็ว สิ่งที่ควรใช้ร่วมกันคือข้อมูลบริษัทและมาตรฐานที่ทำให้คนจำเอกสารได้
แยกปัญหาข้อมูลออกจากปัญหาจัดหน้า
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| ข้อมูลหรือยอดไม่ตรง | ตรวจข้อมูลคู่ค้า รายการ และการคำนวณ |
| ข้อความล้นหรือระยะคลาด | ตรวจแม่แบบและการจัดหน้า |
แยกสาเหตุก่อนแก้ จะได้ไม่เพิ่มเงื่อนไขในแบบฟอร์มเพื่อกลบปัญหาต้นทาง
ในเอกสารของไทย ข้อมูลประเภทนิติบุคคล รหัสสาขา และที่อยู่มีผลต่อสิ่งที่พิมพ์ออกมา
ควรเตรียมตัวอย่างข้อมูลให้หลากหลายตั้งแต่ช่วงออกแบบ ดูงานที่เกี่ยวข้องได้ที่ ระบบบัญชี
พิมพ์กระดาษเปล่ากับแบบพิมพ์สำเร็จต่างกัน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| กระดาษเปล่า | ระบบจัดทั้งข้อความประจำและข้อมูลรายการ |
| กระดาษพิมพ์สำเร็จ | วางข้อมูลให้ตรงตำแหน่ง และตรวจหัวหรือเส้นที่อาจพิมพ์ซ้ำ |
ควรขอตัวอย่างกระดาษจริงและขนาดที่ใช้งาน รวมถึงค่าการพิมพ์ที่ทีมตั้งไว้ เช่น การย่อให้พอดีหน้าหรือการพิมพ์ตามขนาดจริง
การเปลี่ยนค่าที่หน้าพิมพ์อาจทำให้ตำแหน่งคลาด แม้ไฟล์ที่สร้างจะใช้ขนาดเดิม
ตรวจวิธีสร้าง PDF เป็นรายรายงาน
| เรื่อง | การทำงานและจุดตรวจ |
|---|---|
| รายงานระบุวิธีไว้ | ใช้วิธีของรายงานนั้น |
| รายงานไม่ระบุ | ใช้ค่าตั้งต้นของฐานข้อมูล |
การตั้งค่านี้อยู่ระดับรายงาน ไม่ใช่เลือกใหม่ทุกครั้งที่เปิดเอกสารธุรกิจ
เมื่อเปลี่ยนวิธีสร้างไฟล์ ควรทดสอบแบบฟอร์มที่ใช้อยู่ซ้ำ ทั้งฟอนต์ไทย ระยะขอบ ตารางยาว และการแบ่งหน้า
ระบบมีการตรวจความพร้อมของตัวสร้าง PDF ด้วย หากสร้างไฟล์ไม่ได้ ต้องแยกให้ออกว่าเกิดจากแม่แบบหรือความพร้อมของระบบสร้างไฟล์
สำหรับเอกสารที่ต้องพิมพ์ลงแบบกระดาษ ไม่ควรเปลี่ยนค่ารวมโดยยังไม่ได้ตรวจผลกับรายงานสำคัญทั้งหมด ให้ฝ่ายที่รับเอกสารเป็นผู้ยืนยันผลพิมพ์ร่วมด้วย
ชุดตัวอย่างช่วยให้ตรวจรับได้ชัดเจน
| ตัวอย่าง | สิ่งที่ตรวจ |
|---|---|
| ชื่อและที่อยู่ยาว | ข้อความครบ ไม่ทับช่องข้างเคียง |
| สินค้าหลายบรรทัด | หัวตาราง เลขหน้า ยอดรวม และลงนาม |
| ส่วนลดและภาษี | ชื่อรายการและยอดอ่านตรงกัน |
| พิมพ์ต่อเนื่อง | ระยะขอบตรงกระดาษจริง |
ควรเก็บไฟล์ตัวอย่างที่ผ่านการตรวจ พร้อมบันทึกเงื่อนไขการพิมพ์ไว้สำหรับเทียบผลในครั้งถัดไป
เมื่อแก้แบบฟอร์มหรืออัปเดตระบบ ทีมจะมีตัวอย่างเดียวกันไว้เทียบ ไม่ต้องอาศัยความจำว่าหน้ากระดาษเคยเป็นอย่างไร
เอกสารหนึ่งแบบอาจเกี่ยวกับฝ่ายขาย บัญชี และคลังพร้อมกัน ควรตกลงว่าใครตรวจข้อมูล ใครตรวจข้อความ และใครยืนยันผลพิมพ์
หากให้คนละฝ่ายส่งแก้แยกกันโดยไม่มีตัวอย่างกลาง แบบฟอร์มอาจถูกแก้กลับไปกลับมา
อ่านภาพรวมงานที่เชื่อมกันได้ที่ ความสามารถของระบบ ก่อนเริ่มควรเตรียมเอกสารที่ใช้จริง กระดาษ และกรณีตัวอย่างที่ต้องผ่าน
Dataroot Software Solutions ช่วยวางแม่แบบและเกณฑ์ตรวจรับให้เหมาะกับแต่ละงานได้ ติดต่อเพื่อคุยเรื่องแบบฟอร์มเอกสารใน Odoo
