วางระบบ Odoo สำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์และพื้นที่ให้เช่า
รายได้ค่าเช่าเป็นรายได้ประจำที่คาดการณ์ได้ แต่จะคาดการณ์ได้ก็ต่อเมื่อสัญญา การเรียกเก็บ และการรับชำระ อยู่ในระบบเดียวกัน
โจทย์ที่พบซ้ำในธุรกิจกลุ่มนี้
รวบรวมจากแผนวางระบบของผู้บริหารพื้นที่เช่า ตลาด อาคารสำนักงาน และโครงการที่อยู่อาศัย
- สัญญาเช่าอยู่ในแฟ้ม ไม่มีใครรู้ว่าเดือนหน้าจะหมดอายุกี่ฉบับ
- ออกใบแจ้งหนี้ค่าเช่าด้วย Excel ทุกเดือน และต้องแก้ทีละฉบับเมื่อมีการปรับค่าเช่า
- เก็บเงินหน้างานแล้วบันทึกย้อนหลัง ทำให้ยอดค้างไม่ตรงกับความจริงระหว่างวัน
- ไม่รู้อัตราพื้นที่ว่างแบบทันที จึงวางแผนหาผู้เช่าใหม่ช้า
- ค่าน้ำค่าไฟและค่าส่วนกลางคิดแยกจากค่าเช่า ทำให้กระทบยอดยาก
- มีหลายโครงการและหลายบริษัท แต่รายงานรวมต้องทำด้วยมือ
วางระบบตามลำดับนี้
เมื่อสัญญาเป็นข้อมูลในระบบ ไม่ใช่กระดาษ การเรียกเก็บและการรับเงินก็เกิดขึ้นเองตามรอบ
ส่วนประกอบของระบบ
แต่ละส่วนมาจากหัวข้อที่ปรากฏซ้ำในแผนวางระบบของธุรกิจกลุ่มนี้
ทะเบียนพื้นที่และสัญญาเช่า
เก็บผังพื้นที่ ผู้เช่า อัตราค่าเช่า เงินประกัน และเงื่อนไขการต่อสัญญา ไว้ที่เดียว
เรียกเก็บตามรอบอัตโนมัติ
ออกใบแจ้งหนี้ค่าเช่าและค่าส่วนกลางตามรอบ โดยไม่ต้องสร้างทีละฉบับ
แอปเก็บเงินภาคสนาม
ผู้เก็บเงินบันทึกการรับชำระจากมือถือที่หน้างาน แล้วยอดเข้าระบบทันที
แจ้งเตือนสัญญาใกล้หมดอายุ
เตือนล่วงหน้าตามจำนวนวันที่กำหนด เพื่อเจรจาต่อสัญญาก่อนพื้นที่ว่าง
หลายโครงการและหลายบริษัท
แยกผลการดำเนินงานรายโครงการ พร้อมรายงานรวมที่ไม่ต้องทำด้วยมือ
บัญชีและภาษีไทย
รายได้ค่าเช่า ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเอกสารภาษี ครบตามที่กฎหมายกำหนด
สิ่งที่เปลี่ยนไปหลังวางระบบ
- รู้ล่วงหน้าว่าสัญญาใดจะหมดอายุ และพื้นที่ใดจะว่างเมื่อไร
- ใบแจ้งหนี้ค่าเช่าออกตามรอบโดยไม่ต้องทำด้วยมือ
- ยอดค้างชำระตรงกับความจริงระหว่างวัน ไม่ใช่หลังปิดรอบ
- ผู้เก็บเงินหน้างานมีหลักฐานการรับเงินทันทีที่รับ
- ดูผลการดำเนินงานแยกรายโครงการและรวมทั้งกลุ่มได้จากที่เดียว
คำถามที่ต้องตอบก่อนเริ่ม
คำตอบสี่ข้อนี้เปลี่ยนรูปของระบบมากกว่าการเลือกโมดูล
ค่าเช่าคิดแบบใด
คงที่ ตามพื้นที่ หรือตามยอดขายของผู้เช่า แบบหลังต้องรับข้อมูลยอดขายเข้ามาด้วย
ค่าน้ำค่าไฟคิดอย่างไร
ตามมิเตอร์แยกหรือเฉลี่ยตามพื้นที่ เป็นตัวกำหนดว่าต้องบันทึกค่ามิเตอร์ทุกเดือนหรือไม่
เก็บเงินหน้างานหรือโอนเข้าบัญชี
ถ้าเก็บหน้างาน ต้องมีเครื่องมือบนมือถือและขั้นตอนนำส่งเงินที่ตรวจสอบได้
มีเงินประกันและการคืนเงินประกันหรือไม่
เงื่อนไขการหักและคืนเงินประกันควรตกลงเป็นกฎในระบบ ไม่ใช่ดุลพินิจรายกรณี
คุยกับเราก่อนตัดสินใจ
เล่าให้เราฟังว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไร แล้วเราจะแสดงให้ดูว่า Odoo รองรับได้แค่ไหน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
